Secrétariat

Fonction : Secrétaire Générale de LAPSUS

Pendant 1 an (2016/2017), j’ai eu l’occasion d’être secrétaire générale de l’Amicale de PSychologie de l’Université de Strasbourg (LAPSUS).  Cette expérience m’a permis de développer de nombreuses compétences : Conduite d’équipe, Confiance en soi, Gestion du stress, Esprit d’initiative, Communication, Rigueur, Organisation, Adaptabilité, Capacité de synthèse, Sens du collectif, Changement de posture,  Service aux autres. 

J’ai également dû utiliser des logiciels (Pack Microsoft Office) et site internet (Slack, Dropbox, Google Doc/Sheet/form, STUdS, Facebook …) pour exercer ma fonction dans l’association.

Mes missions étaient les suivantes : 

  • Les annales
    • Constitution des recueils (Annales) : recueil des sujets d’examens auprès des étudiants, utilisation du scanner,  classement des sujets par matière et par niveau d’étude sur l’ordinateur, transmissions des recueils à l’imprimerie.
    • Organisation du roulement de commandes et de retrait.
    • Gestion et constitution du formulaire Google Forms de commande d’annales.
    • Constitution de feuilles de commandes.
    • Passation du nombre adéquat de commandes en fonction des stocks.
    • Constitution de fiches de retrait des commandes.
    • Gestion des stocks d’annales afin d’éviter les invendus.
    • Gestion des erreurs en cas de problème.
  • Les réunions (Conseil d’Administration, Assemblée Générales Ordinaires ou Extraordinaires)
    • Organisation des réunions : Convocations, mise en place ordre du jour, réservation salles
    • Prise de notes pendant les réunions
    • Rédaction de procès verbaux (compte rendu des réunions)
  • Communication interne
  • Formations au poste de secrétaire
  • Veiller au respect des statuts de l’association

Cette expérience m’a beaucoup apportée, et je compte transposer les compétences acquises ici dans mes futurs expériences.